Wat is de BBV en Hoe richt je het slim in als Gemeente?

1. Wat is de BBV?

De BBV, voluit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, is een wettelijk besluit dat vastlegt hoe decentrale overheden hun begroting, jaarstukken en financiële verantwoording moeten verantwoorden en vastleggen.

Het besluit schrijft niet voor welk beleid je moet voeren, maar wel hoe je laat zien:

• Waar geld aan wordt besteed
• Welke doelen daarmee worden nagestreefd
• Hoe resultaten en afwijkingen worden verantwoord

De BBV zorgt ervoor dat financiële informatie van gemeenten en provincies op een uniforme manier wordt gepresenteerd. Hierdoor kunnen gemeenteraden en toezichthouders beter controleren, beoordelen en vergelijkingen trekken tussen de overheidsinstellingen onderling. Hierbij zijn er 3 onderdelen die ertussenuit springen:

1. De begroting: Wat gaat er met het geld gebeuren de komende periode? En welke beleidsdoelen horen daarbij?

1. De jaarrekening: Wat is er gebeurd met het geld de afgelopen periode? Zijn de plannen uitgevoerd zoals verwacht?

1. De boekhouding: Welke financiële administratie hoort hierbij? Zijn echt alle kosten en belastingen meegenomen?

Dat maakt de BBV een kader dat richting geeft aan hoe publieke organisaties hun financiële huishouding organiseren en uitleggen.

2. Waarom is de BBV zo belangrijk?

De essentie van de BBV zit niet in regels, maar in het doel erachter. In de kern draait de BBV om vier dingen:

1. Transparantie in financiële keuzes

1. Uniformiteit tussen alle lokale overheden

1. Samenhang tussen beleid en middelen

1. Verantwoording richting bestuur en samenleving

De BBV is belangrijk omdat het afdwingt dat beleid en financiën met elkaar in balans blijven. Beleidsvoornemens kunnen niet los worden gepresenteerd van de middelen die daarvoor nodig zijn, en financiële keuzes moeten inhoudelijk worden onderbouwd. Dat maakt het voor bestuurders mogelijk om beter te sturen en voor raden om gerichter te controleren.

Daarnaast zorgt de BBV voor uniformiteit tussen gemeenten en provincies. Door vaste spelregels voor begroting en verantwoording ontstaat een gemeenschappelijk referentiekader. Dit voorkomt dat cijfers op verschillende manieren worden gepresenteerd en vergroot de transparantie richting toezichthouders, accountants en inwoners.

Zonder dit kader zou financiële informatie versnipperen en zouden keuzes lastiger te duiden zijn. Met de BBV ontstaat samenhang tussen doelen, uitvoering en uiteindelijk de verantwoording.

3. Wat betekent de BBV voor het dagelijks werk?

In de praktijk is de BBV geen document dat je er één keer per jaar bij pakt. Het kader werkt door in de dagelijkse werkzaamheden van iedereen die betrokken is bij beleid, projecten en financiën. Van het opstellen van programmadoelen tot het verwerken van investeringen en het toelichten van afwijkingen.

De BBV bepaalt onder andere hoe budgetten worden opgebouwd, hoe kosten worden toegerekend en hoe keuzes worden verantwoord richting bestuur. Dit vraagt om afstemming tussen beleid en finance, wat extra tijd kost.

Daarmee beïnvloedt de BBV niet alleen de cijfers op papier, maar ook het gesprek binnen de organisatie. Goede toepassing zorgt voor duidelijkheid en grip. Gebrekkige toepassing leidt juist tot uitleg achteraf en discussies bij verantwoording.

Hier zitten dus meer eisen aan dan bij en willekeurige onderneming. Hiervan bewustzijn is dus een goed begin om problemen te voorkomen. Wat nog meer helpt, zijn jonge financials die speciaal worden opgeleid binnen een (lokale) overheidsstructuur zodat ze al jong de fijne kneepjes leren, en vooral zodat ze de manier van werken kunnen overnemen van seniors.

4. Wat schrijft de BBV concreet voor?

De BBV bevat regels en richtlijnen voor meerdere onderdelen van de financiële cyclus. De belangrijkste zijn:

Begroting en meerjarenraming: De BBV bepaalt hoe programma’s, doelen en middelen samenkomen in de begroting. Het gaat niet alleen om cijfers, maar ook om de toelichting. Wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag dat kosten.

Verplichte paragrafen: Organisaties moeten vaste paragrafen opnemen, zoals bedrijfsvoering, weerstandsvermogen en risicobeheersing, grondbeleid en verbonden partijen. Deze paragrafen zijn bedoeld om context te geven bij de cijfers en risico’s expliciet te maken.

Jaarrekening en verantwoording: De jaarrekening moet inzicht geven in wat er daadwerkelijk is gerealiseerd. Afwijkingen tussen begroting en realisatie moeten verklaard worden. Dit vraagt om een scherpe analyse, niet alleen om een correcte administratie.

Investeringen en afschrijvingen: De BBV stelt duidelijke eisen aan het activeren en afschrijven van investeringen. In de praktijk is dit een van de meest besproken onderdelen, omdat keuzes hier directe impact hebben op lasten en resultaten.

Reserves en voorzieningen: Niet alles mag zomaar in een reserve of voorziening worden gestopt. De BBV dwingt tot duidelijke criteria en onderbouwing. Dit voorkomt dat financiële ruimte onzichtbaar wordt gemaakt.

Transparantie en toelichting: Niet alleen de cijfers tellen, maar vooral de uitleg erbij. Beleidskeuzes, financiële afwijkingen en risico’s moeten begrijpelijk worden toegelicht, zodat bestuur en raad kunnen beoordelen wat de impact is.

Rechtmatigheid: Sinds de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording ligt de verantwoordelijkheid nog nadrukkelijker bij het bestuur zelf. Dat vraagt om goede processen, duidelijke kaders en voldoende kennis in de organisatie.

5. Waar gaat het in de praktijk vaak mis?

In de praktijk ontstaan BBV-problemen zelden door onwil, maar juist door complexiteit en beperkte capaciteit. Denk aan:

• Interpretatieverschillen tussen finance, beleid en control
• Afhankelijkheid van een klein aantal ervaren medewerkers
• Kennisverlies door uitstroom en pensionering
• Tijdsdruk binnen de planning en control-cyclus

Hierdoor wordt de BBV al snel iets dat “moet”, in plaats van iets dat helpt. Dat is zonde, want juist goed toegepast ondersteunt de BBV betere besluitvorming. Dus hoe zorg je ervoor dat dit geen valkuil wordt voor jouw gemeente?

6. Hoe jonge financials hier het verschil maken

Juist op het gebied van beleid en financiën kunnen jonge financials veel waarde toevoegen. Zij brengen actuele kennis, analytische skills en een frisse blik op bestaande processen.

In de praktijk ondersteunen zij bijvoorbeeld bij:

• Structureren van begrotingen en jaarstukken
• Explicieter maken van financiële onderbouwingen
• Doorgronden en toepassen van BBV-regels
• Versterken van de verbinding tussen beleid en control

Omdat zij vaak niet vastzitten in bestaande werkwijzen, leren zij sneller de fijne kneepjes van het vak. Ook stellen zij vragen die helpen om keuzes beter te onderbouwen en processen te verbeteren. Wanneer je een trainee krijgt die specifiek bij de lokale overheid wordt ingezet, zullen zij ook de nodige opleidingen en trainingen krijgen specifiek over de BBV.

Als laatste zorg je voor continuïteit in je team, door jonge mensen alvast kennis te laten maken met de werkwijze, voorkom je massale kennisuitstroom op een later moment. Zie het dus als een investering in je toekomstige team.

De BBV goed toepassen vraagt om de juiste mensen

De BBV is geen checklist die je afvinkt, maar een kader dat vraagt om inzicht, samenwerking en aandacht. Overheden die dit goed organiseren zien dat vergaderingen en andere bijeenkomsten eenvoudiger zijn om te leiden.

Maar het vraagt wel om specifieke kennis. Mensen die die beleid kunnen vertalen naar financiële consequenties en verantwoording kunnen plaatsen in context. Met de juiste versterking ontstaat ruimte om vooruit te kijken, in plaats van alleen terug te rapporteren.